Saat ini hampir setiap kegiatan yang membutuhkan pendaftaran memanfaatkan Google Form untuk menerima data pendaftar. Hampir setiap ada kegiatan tentunya ada batasan masa pendaftaran. Atau bisa dibilang hampir setiap form yang ada tidak selalu terbuka setiap saat dan biasanya hanya menerima dalam rentang waktu tertentu.

Untuk yang sudah pernah membuat form dengan Google Form, apakah sudah tau cara menutupnya supaya tidak menerima respon lagi? Ada 2 cara untuk menutup Google Form. Sebenarnya ada 3, tetapi saya akan menuliskan 2 cara saja.

Cara manual menutup Google Form

Cara pertama tentunya dengan cara manual. Kita harus pasang reminder dan menunggu masa pendaftaran lewat dan menutupnya secara manual. Cara manual ini tentunya tidak bisa ditutup tepat waktu, tergantung apakah yang menutup manual benar-benar ingat pada waktunya menutupnya.

Untuk menutup form dengan cara manual, kalau ada yang masih memasukkan data saat lewat batas waktu yang ditentukan, kita bisa melihat kapan persisnya data disubmit dan dianggap tidak memenuhi ketentuan untuk memisahkannya.

Cara ini merupakan cara yang paling mudah walau tidak praktis karena harus ada yang memasang reminder pada tanggal dan waktu yang ditentukan sekitar 5 menit sebelumnya, lalu masuk ke google formnya terlebih dahulu.

Sebagai catatan, form yang bisa dihentikan menerima respon adalah form yang sudah dipublikasikan. Untuk memudahkan saya akan menggunakan form yang saya gunakan sebagai contoh di tulisan Cara Menempel Google Form di Blog.

1. Buka Google Form dalam mode Edit
2. Klik pada tombol Published
3. Geser Accepting responses toggle ke kiri sehingga menjadi Not Accepting responses.

Selanjutnya kita juga bisa mengedit pesan yang akan dlihat oleh pengunjung saat mengunjungi form yang sudah kita tutup. Secara default isi pesannya hanya memberitahukan form sudah ditutup dan silakan hubungi pemilik form.

Bisa saja pesannya diganti dengan tulisan lain misalnya memberikan informasi kontak untuk dihubungi jika ada yang merasa perlu bertanya tentang form tersebut. Karena bisa saja pemilik form dan kontak yang perlu dihubungi bukan orang yang sama.

Cara otomatis menutup Google Form

Cara berikutnya yang lebih praktis dalam menutup Google Form adalah cara otomatis dengan menambahkan add-on formLimiter ke google form. Perlu diperhatikan penambahan add-on in berarti menambahkan sesuatu yang dibuat oleh orang lain dan kita perlu memberikan ijin kepada script tersebut untuk mengakses google form kita.

1. Dari tiga titik di kanan atas google form editor, kita pilih menu Get add-ons

2. Cari formLimiter dan install

3. Lanjutkan instalasi dengan memberi permisi mengakses google form dengan login terlebih dahulu. Lanjutkan saja langkahnya sampai instalasi berhasil.

4. Setelah instalasi berhasil, kita bisa menemukan formLimiter sebagai add on dari dalam google form yang sudah dipublish. Ada 2 pilihan yang bisa dilakukan untuk menutup form yaitu menutup pada tanggal dan waktu tertentu, atau menutup berdasarkan berapa banyak pendaftar yang kita ijinkan.

Untuk kegiatan yang misalnya hanya untuk 100 pendaftar pertama, maka kita bisa memilih melimit berdasarkan jumlah yang mengisi form. Sedangkan untuk kegiatan yang memiliki batas tanggal pendaftaran, kita bisa memilih tanggal dan waktunya.

Seperti halnya dengan menutup manual, kita bisa memodifikasi pesan yang bisa dibaca oleh pengunjung form ketika mendapati form sudah tertutup dari dalam add-on formLimiter ini.

Penutup

Sebenarnya ada cara ke-3 untuk menutup Google Form, yaitu menambahkan kode sendiri untuk menutup secara otomatis dan tidak perlu menambahkan add-on. Cara ini belum saya coba sendiri, mungkin kapan-kapan saja dituliskan kalau sudah dicoba. Atau mungkin kalau sudah ada yang mencoba bisa coba kasih tau kepada pembaca bagaimana caranya.

Dengan 2 cara yang sudah saya tuliskan, rasanya sudah cukup untuk memudahkan kalau butuh formulir untuk pendaftaran sesuatu yang dibatasi berdasarkan waktu ataupun jumlah pendaftar dengan memanfaatkan Google Form.

Saya lebih suka dengan menambahkan add-on sehingga bisa menutup form secara otomatis dan tidak perlu menunggu batas waktu penutupan, akan tetapi ada kalanya mengetahui cara menutup secara manual berguna juga untuk menutup sementara misalnya sebelum batasan waktu dan orang terpenuhi.

Selamat mencoba!